Ottimizzazione e Gestione degli Asset nel Facility Management

FACILITY

La Piattaforma Software Holis di Inspiring Software ha consentito a Integra S.r.l. di ottimizzare la gestione dei propri Asset e di quelli dei clienti. Sostituendo un metodo di pianificazione sorpassato, basato su carta e fogli Excel.

Ottimizzazione e Gestione degli Asset nel Facility Management
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Integra S.r.l. e la Gestione degli Asset nel Facility ManagementRICHIEDI INFORMAZIONI »

Scarica il pdf del progetto Committente: Integra S.r.l.

Fornitore di servizi integrati di gestione di spazi e tecnologie operante sul territorio nazionale con contratti di Global Service e di Facility Management. L’obiettivo della società è far concentrare i propri clienti sul loro “core” business, facendosi carico della gestione di servizi ausiliari (interventi di manutenzione tecnica industriale, manutenzione delle strutture, aeree verdi e igiene ambientale).

Settore: Manutenzione e Affidabilità.

Anno: progetto attivo dal 2012.

Obiettivo: Ottimizzare la gestione ordinaria e straordinaria delle proprie commesse.

Progetto:
Per la gestione delle proprie commesse, Integra S.r.l. utilizzava un metodo di pianificazione basato su fogli Excel e documenti cartacei che molto spesso si rivelavano inadatti, incompleti e difficili da incrociare e valutare.

Per questo nel 2012, dopo un’accurata selezione di soluzioni software di vari fornitori, Integra S.r.l. ha scelto la Piattaforma Software Holis di Inspiring Software. Uno strumento potente, semplice ed intuitivo nell’utilizzo, ma al tempo stesso molto flessibile al punto da adattarsi ai sistemi informatici già utilizzati in Integra S.r.l., oltre che alla diversità che un parco clienti così eterogeneo può comportare. La piattaforma è stata selezionata per la struttura modulare, la presenza di tools di importazione massiva da Excel di tutti gli Asset e relativi piani di manutenzione di tutte le loro commesse aperte, la possibilità di integrazione con SAP, e tanto altro ancora.

In una fase iniziale si è deciso di utilizzare Holis solo per le commesse di “gestione del verde ed Igiene ambientale” e per tutti gli Asset interni utilizzati per le manutenzioni da clienti.


MODULI E TOOLS ATTIVATI

Asset Information
Il primo modulo software ad essere attivato è stato “Asset Information”, che permette di creare una struttura ad albero configurabile e interattiva, senza limite al numero di livelli né al numero di Asset. Fornisce una rappresentazione fedele di tutti gli Asset gestiti, di tutti i propri clienti. Il modulo consente di inserire tutte le informazioni relative a qualsiasi Asset come anagrafiche, foto, documenti vari, manuali d’uso, etc.


Tools di importazione massiva anagrafiche
Per la generazione massiva di tutta la struttura ad albero ripartita per commessa, è venuta in aiuto di Integra S.r.l. un’altra potente funzionalità messa a punto dai team di Inspiring Software: i tools di importazione massiva anagrafiche.

Tali tools permettono di importare massivamente qualsiasi entità all’interno di Holis e vengono molto utilizzati all’inizio commessa, ossia quando a fronte dell’acquisizione di un nuovo cliente, è necessario necessariamente strutturare la relativa commessa all’interno di Holis.


Software CMMS
Creata la struttura ad albero della commessa, è entrato in gioco il modulo software “CMMS” (Computerized Maintenance Management System) di Holis che permette la gestione delle manutenzioni ordinarie e straordinarie. A scadenza impostata, Holis genererà degli avvisi a scadenza, ed è possibile consultare e stampare gli Ordini di Lavoro relativi.


INTEGRAZIONE CON ENTERPRISE RESOURCE PLANNING
Gestendo con Holis anche i manutentori e le proprie attrezzature, Integra S.r.l. nel 2014 ha potenziato Holis integrando l’interfaccia con il loro ERP “Sap Business One”, con una comunicazione bidirezionale tra i due sistemi.

Risultati:
Con Holis, Integra S.r.l. riesce facilmente a gestire i propri Asset e quelli dei clienti, risultando estremamente efficiente dal punto organizzativo interno e offrendo un servizio professionale ad alto valore aggiunto ai propri clienti, per essere sempre competitiva sul mercato.

Sviluppi futuri:
Obiettivo odierno di Integra S.r.l. è implementare su Holis anche le nuove commesse acquisite per la gestione degli impianti tecnici. Tali commesse sono strutturalmente più complesse dalle commesse di gestione del verde, ma la flessibilità di Holis ne permette l’implementazione senza troppi problemi. Inoltre, proprio in virtù di nuove commesse acquisite, Integra S.r.l. sta valutando l’adozione della nuova funzionalità “Asset Inventory” sviluppata da Inspiring Software. In pratica si tratta di una APP off line per tablet che permette un censimento semplice, completo ed immediato direttamente in campo e senza connessione alla piattaforma Holis. Una App in grado di costituire ed organizzare automaticamente tutta la struttura degli Asset, completa di relativi dati anagrafici.